Almoxarifado: História e Conceitos

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Escrito por Marcelo Carlos Cunha Breganhola em 10/07/2012 para conclusão do curso Auxiliar de Almoxarifado

Introdução

Este trabalho tem por finalidade discorrer sobre o tema almoxarifado e suas vertentes, visando a história e desenvolvimento dessa área, através de conceitos básicos e de fácil entendimento.

Primeiramente, será descrito um pouco sobre sua origem, passando em seguida pelos conceitos envolvidos de análise de estoque, compras, controle de recebimento, estocagem, confiabilidade de estoque, controle de saída de material, método 5S e método kanban.

Fundamentação Teórica

O significado de almoxarifado comumente utilizado é o depósito de material e objetos de um estabelecimento. O termo almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe “ al-xarif ” que significa “ depositar”.

Para que se possa entender um pouco mais sobre o tema é necessário fazer um breve retorno na história. Desde o início do século VIII, quando ocorreu a invasão árabe na Península Ibérica, a atividade já se fazia presente. A palavra “al-xarif” designava a pessoa de confiança do Sultão, responsável pela guarda dos bens do seu senhor. A própria origem da palavra almoxarife, vem do vocábulo que por meio de alterações fonéticas que ocorreram na palavra ao longo da evolução das línguas, chegaram até nossos dias, gerando também o nome do setor, ou da atividade – almoxarifado (Viana, 2000). O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa “depositar”.

Na atualidade, inicialmente o almoxarifado era apenas um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações.

O Almoxarifado é um determinado local designado à conservação de materiais de qualquer espécie, podendo ser aberto ou não, de acordo com a sua finalidade efetiva. A finalidade do almoxarifado é armazenar produtos (matérias-primas, componentes etc.) da melhor maneira possível, para que não hajam desperdícios, a fim de disponibilizar a mercadoria de acordo com suas necessidades e peculiaridades de acordo com a política geral de estoques da empresa e estabelecer uma relação de custo benefício à empresa tendo em vista de que mercadorias adquiridas em grande quantidade sem prévia programação ou perspectiva de vida útil, tornam-se inviáveis, podendo causar prejuízos indesejados à empresa.

            A armazenagem é a guarda temporária de produtos estocados para posterior distribuição (Franklin, 2003). Os produtos estocados tornam-se fundamentais para o equilibrio entre a demanda e a oferta. O nível de estoque equilibra-se entre o menor possivel para minimizar os custos e, em um nível mais alto para não haver falta de produto e consequentemente perda de venda.

Segundo Gasnier & Banzato (2001), a armazenagem é tida como uma importante função para atender com efetividade a gestão da cadeia de suprimento. Sua importancia reside no fato de ser um sistema de abastecimento em relação ao fluxo logístico, que serve de base para sua uniformidade e continuidade, assegurando um adequado nível de serviço e agregando valor ao produto.

Ballou (1993) afirma que a armazenagem e a estocagem de mercadorias constituem funções essenciais do sistema logístico e que seus custos podem absorver de 12 a 40% das despesas logísticas de uma empresa.

            Dias (1996) considera que a eficiência de um sistema de armazenagem depende da escolha do almoxarifado, que deve estar relacionado com a natureza do material movimentado e armazenado. Uma correta administração do almoxarifado proporciona um melhor aproveitamento de matéria-prima e dos meios de movimentação, evita rejeição de peças deviso a batidas e impactos, reduz as perdas de material no manuseio e impede outros extravios, proporcionando economia nos custos logísticos de movimentação. Esta lógica também é válida para outros locais de de armazenagem como por exemplo, os depósitos.

O almoxarifado tem por obrigação manter a disponibilidade do produto, sempre acessível de acordo com a sua necessidade. Para que isso ocorra, deve-se sempre estabelecer o nível do estoque em conjunto com os departamentos envolvidos no processo de produção, como o departamento de compras e o departamento de produção. O trabalho em conjunto com essas áreas é de fundamental importância para que os objetivos do almoxarifado sejam alcançados a partir da definição das metas de recebimento e distribuição dos produtos, bem como demais controles que podem ser efetuados através de planilhas ou sistemas apropriados.

Existem vários processos e procedimentos em um almoxarifado que o viabilizam e tornam confiável, dentre eles, pode-se citar alguns como a análise do estoque, compras, controle de recebimento, estocagem, a confiabilidade de estoque, controle de saída de material, além da utilização de alguns processos conhecidos e aceitos como o método 5S e o método Kanban.

Para uma análise do estoque, primeiramente é necessário saber o tipo de produto a ser estocado e estabelecer a previsão de demanda, para que os espaços sejam ultilizados na melhor disposição possível de acordo com suas quantidades e necessidades.

Em determinados casos de importação por exemplo, a análise tem de ser efetuada de maneira cautelosa levando em consideração o preço, a viabilidade financeira de se comprar mais do que o necessário para ter um estoque maior pode gerar uma redução de despesas futuras, porém um excesso de reservas.

            Os procedimentos de compras incluem, após a previsão de demanda ser efetuada, a identificação dos fornecedores, tendo em vista a disponibilidade de entrega, preço e prazo para haja limitação de apenas um fornecedor para determinados produtos. Deve-se também atentar aos impostos e tributos para que não haja problemas ao dar entrada no estoque.

As áreas de compras deve estar sempre ligadas ao almoxarifado, para que as informações sejam precisas, evitando assim, que produtos sejam comprados sem a real necessidade. Quando se trata de importações ou licitações a precaução deve ser ainda maior, pois algumas entidades do governo ou mesmo da iniciativa privada tem suas disponibilidaes orçamentárias pré-determinadas para a aquisição e não possuem o tempo hábil para o remanejamento de seu almoxarifado.

            O controle de recebimento abrange desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até sua entrada no sistema ou planilha, e deve ser efetuado de maneira prática e eficaz. Ao receber a mercadoria alguns itens tem de ser verificados quanto a sua incidência de impostos, tais como IPI (imposto sobre produtos industrializados), ICMS (Imposto sobre circulação de Mercadorias e Serviços), substituição tributária (quando se fizer necessário). Essa função também deve esstar integrada com as áreas de compras, contabilidade e transportes.

O controle de recebimento se encerra quando é efetuada a baixa do pedido de compras, sendo nesse momento integrados imediatamente os produtos ao estoque físico e contábil.

A estocagem deve ser efetuada de acordo com procedimentos para a fácil localização dos dos produtos, que dá-se de acordo com a sua utilização, tamanho e quantidade. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando assim seu manejo, sua operação, e quando necessário a conferência de determinado item.

Existem dois sistemas de endereçamentos básicos, o fixo, que consiste em utilizar um código alfanumérico visando a minimização do tempo de localização dos produtos e o váriavel onde os produtos ocupam o espaço disponível no estoque.

No sistema de endereçamento fixo existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados, nenhum tipo de codificação formal será necessário. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico, que visa a minimização do tempo de localização dos materiais.

No sistema de endereçamento variável não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito.

A maior desvantagem do endereçamento variável é a possibilidade de falha no controle dos produtos, tendo em vista que se encontram em um ou em vários lugares, dificultando assim o nível de acuracidade do estoque, ou seja a conferência de estoque, onde o estoque físico existente e a quantidade no estoque lógico (sistema de controle de produtos) deve ser a mesma.

Além disso, apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitar melhor utilização do espaço, este pode resultar em maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos Esse método é mais popular em sistemas de manuseio e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão de obra.

Ainda, a classificação e a codificação dos materiais serão fundamentais para que existam procedimentos de estocagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado.

Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os materiais dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Com a codificação do produto passa-se a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição.

Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.

A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio. Uma das ferramentas desenvolvidas para uma rápida identificação do produto, das quantidades e o fornecedor consiste no código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados.

            A confiabilidade do estoque torna-se indispensável para que a área de compras efetue o correto pedido junto ao fornecedor e que este pedido seja entregue no tempo e prazo estipulados sem que haja a necessidade de realocação dos produtos.

A confiabilidade do estoque tem por finalidade informar a quantidade real que existe de cada produto na empresa, sendo em muitos casos efetuados inventários semestrais e anuais. Existem casos onde o acompanhamento do estoque é efetuado diariamente devido ao alto fluxo e rotatividade dos produtos.

O controle de saída de material pode ser efetuado de diversas maneiras. A saída do produto pode ser por meio de venda, empréstimo, teste, uso, garantia, dentre outros, porém a sua baixa tem de ser efetuada no ato da saída do almoxarifado para que não haja o risco de existir divergências. Muitas empresas se utilizam da reserva de material,  que serve, como o próprio nome diz, para reservar o produto em estoque, e sua identificação é feita por um número de protocolo anexado ao produto  no sistema ou planilha.

O método 5S é uma ferramenta de trabalho que permite desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem e limpeza, permitindo resultados imediatos e maior produtividade, segurança, além de permitir melhor clima organizacional e motivação dos funcionários.

A conclusão do 5S tem por finalidade a consolidação do sistema de qualidade e melhoria do desempenho geral do setor.

A metodologia do 5S consiste em melhorar a eficiência por meio da destinação adequada de materiais bem como a própria manutenção e melhoria do 5S. Cada fase é ligada a outra, promovendo uma completa adequação do processo como um todo, o que colabora diretamente com a implantação do 5S de forma correta e comprometida.

Os 5 princípios básicos do método 5S são:

1S – Seiri = Senso de utilização, separação do útil e do inutil, eliminando o desnecessário.

2S – Seiton = Identificação e arrumação de tudo para que qualquer pessoa possa localizar facilmente.

3S – Seiso = Senso de limpeza, com a mantutenção do ambiente sempre limpo, eliminando a causa da sujeira e aprendendo a não sujar.

4S – Seiketsu = Senso de saúde e higiene, mantendo o ambiente sempre favorável a saúde e higiene.

5S – Shitsuke = Senso de alta disciplina, fazendo dessas atitudes um hábito e transformando o 5S em uma forma de vida.

            O método Kanban, por sua vez, é muito utilizado para otimizar fluxos operacionais de materiais ou produtos. Este método foi desenvolvido e aperfeiçoado no Japão, na empresa Toyota, por volta de 1950 e consiste na utilização de um aviso sobre uma quantidade pré-determinada que deve estar sempre disponível, muito utilizada juntamente com a filosofia “Just in Time”, que efetua a ação no momento da necessidade, recomendado em processos que envolvam muitas pessoas, o que evita variações e falhas que podem interromper a operação.

            O “Just in Time” busca racionalizar os processos através da simplicidade e o atendimento das necessidades dos clientes, no momento exato e da forma mais adequada possível.

            Nesta perspectiva, o Kanban é uma ferramenta extremamente importante para a implementação da filosofia “Just in Time”, pois possui o objetivo de racionalizar o controle de estoques, facilitando a visualização do fluxo de produção e assim melhorando o planejamento e controle da produção.

            O Kanban é um método que reduz o tempo de espera, diminuindo o estoque, melhorando a produtividade e interligando todos os processos em um fluxo uniforme sem interrupções. Seu principal objetivo é a conversão de matéria-prima em produtos acabados, com os tempos de espera iguais aos tempos de processamento, eliminando todo o tempo em fila dos produtos e todos os estoques desnecessários (Moura, 1999).

O Kanban é voltado para a contenção e à redução de todo o tipo de desperdício nas áreas de manufatura. Assim, é basicamente um sistema de informação, desenvolvido para coordenar os vários processos de manufatura interligados no interior de uma empresa (Tubino, 1999).

            Neste aspecto; (Moura, 1999), argumenta que o Kanban é um método de controle da produção e do inventário no piso de fábrica. Ele é um sistema de informações para controlar harmoniosamente a produção em todos os processos. O Kanban controla a produção no piso de fábrica e regula o fluxo dos componentes de fornecedores externos.

            Pode-se perceber que, conforme (Slack, 1997), o objetivo do sistema Kanban é indicar a necessidade de mais materiais e assegurar que essas peças sejam produzidas e entregues em tempo de garantir a fabricação ou montagem subseqüente dos produtos. Isso é obtido puxando sistematicamente as partes em direção à linha de montagem final. Assim pode ser definido como um procedimento que utiliza cartões para operar em sistema de puxar e para controle de materiais, que interligam todas as operações de abastecimento a um processo de montagem final.

Referências

BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial: Transportes, Administração de Materiais e Distribuição Física. São Paulo, Editora Atlas, 1993.

DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Uma Abordagem Logística. São Paulo, Editora: Atlas, 1996.

FRANKLIN, Ronaldo  Conhecimentos de Movimentação e Armazenagem, E-Qualiy Núcleo de Treinamento e Pesquisa da Consultoria InfoJBS, 2003.

GASNIER, D.; BANZATO, E. Armazém Inteligente, Revista LOG Movimentação e Armazenagem, São Paulo, n. 128, Junho,2001. 125.

VIANA, João J. Administração de Materiais: Um Enfoque Prático. São Paulo, Editora: Atlas, 2000.

MOURA, Reinaldo A. KANBAN, a Simplicidade do Controle da Produção. 5ª ed. São Paulo: IMAM, 1996.OHNO, T. O Sistema Toyota de Produção: além da produção em larga escala. Porto Alegre: Bookman, 1999.

SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart; HARLAND, C.; HARRISON, A.; JOHNSTON, R. Administração da Produção.São Paulo: Atlas,1997.

TUBINO, D. F. Sistemas de produção: a produtividade no chão de fábrica. Porto Alegre: Bookman, 1999.

2 thoughts on “Almoxarifado: História e Conceitos

    jhonatan said:
    14 de novembro de 2013 at 11:25

    muito bom essas historias de estoquistas

      Leandro Rodrigues responded:
      14 de novembro de 2013 at 17:02

      Obrigado pelo comentário Jhonatan.

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