Como organizar um evento de excelência

Hoje em dia organizar eventos se tornou um profissão muito requisitada, para se organizar um evento é necessário um enorme planejamento e organização. O organizador do evento será o maior responsável por seu sucesso e precisa estar atento aos objetivos que o evento pretende alcançar.

Existem diversos tipos de eventos e cada um deles possuem as suas peculiaridades, eventos corporativos, familiares, profissionais, lançamentos entre outros inúmeros e o mercado de trabalho é imenso para bons profissionais.

Como organizar um evento

O Planejar um evento é uma excelente maneira de comprovar a autoridade da sua marca, ganhar visibilidade no mercado e se tornar referência no meio. Além disso, ao organizar um evento, você está contribuindo para a disseminação de conhecimento. Afinal, o evento é o local onde se reúnem professores, universitários, pesquisadores e todos os interessados em aprender e compartilhar experiências sobre um mesmo tema. Eventos como workshops, congressos, simpósios, jornadas acadêmicas, conferências e palestras, requerem, no entanto, muito planejamento e organização. Planejamento e organização são a chave para elaborar um evento de sucesso! Quem pretende organizar um evento precisa saber que vai lidar com uma quantidade absurda de informações e vai precisar gerenciar várias equipes. Logo, é normal que surjam imprevistos. Mas, quanto mais organizado e bem planejado for o evento, menor a chance de ocorrerem imprevistos. Por isso, o mais indicado é fazer um checklist de todas as atividades do seu evento! Dessa forma, você tem um panorama geral de tudo que está acontecendo e sendo feito. E assim, consegue acompanhar o andamento de todas as etapas do seu evento de forma mais rápida e eficaz.

Defina um tema: ele será seu guia

O tema é a base de todo evento! Afinal, ele é o responsável por conquistar fornecedores, patrocinadores e também por atrair um bom público. E, por isso, o tema deve ser definido já durante o planejamento estratégico do evento. O tema do seu evento precisa ser atual e relevante. Imagine que um evento tenha um tema desatualizado e não traz nada de original. É muito importante escolher uma temática que seja tendência no segmento de atuação.  Assim, você consegue trazer à tona um assunto de potencial interesse do seu público. Algo que as pessoas realmente queiram conhecer e se especializar. Veja os principais estudos que já saíram sobre a temática e os impactos que trouxeram à sociedade.

Conheça seu público

Depois de escolhido o tema, é preciso conhecer o público do evento. Esse tema é de interesse de quais áreas do conhecimento? Qual a faixa etária desse público? O evento será aberto a estudantes ou só profissionais já formados poderão participar? Mas o mais importante: entenda por que as pessoas têm interesse no seu evento. O que elas querem aprender lá?

Escolha datas, horários e local

Tenha em mãos um calendário. Fique atento aos feriados, finais de semana e imprensados e se planeje! Verifique se eventos semelhantes e, consequentemente, concorrentes ao seu estarão acontecendo próximos à data estipulada para o seu evento. vite, ao máximo, que o seu participante tenha que escolher entre você e o concorrente. Por isso, fique ligado às datas! Para o público do seu evento, uma programação em pleno feriado faz sentido?

Para alguns casos, o feriado é o momento ideal. Já para outros, é uma grande furada! Pense também se o evento deve coincidir com as férias escolares. Se sim, janeiro e julho podem ser uma boa opção.  É preciso também pensar nos horários da programação. As atividades serão diurnas? Ou algumas podem acontecer no turno da noite? A questão aqui é pensar no perfil do seu público. Pense no público, sempre!

O local que sediará o evento também precisa ser muito bem selecionado. Fatores como acessibilidade, mobilidade, conforto e segurança devem ser ponderados. Há pontos de ônibus ou de metrô por perto? As pessoas conseguem chegar ao local a pé? Verifique se o local é amplo o bastante para receber a quantidade de pessoas estimada para o evento. A acústica e a temperatura do local também devem ser levadas em consideração. Garantir a segurança dos participantes, palestrantes e organizadores é imprescindível. Por isso, cheque se o local atende aos padrões de segurança. Verifique, por exemplo, se há saída de emergência e extintores de incêndio.

Selecione uma equipe

Organizar um evento é uma atividade que deve ser feita em equipe. Então, escolha com cuidado aqueles que integrarão o seu time. Eles precisam ser pessoas responsáveis, confiáveis, comprometidas e que vistam a camisa do seu evento. Afinal, se eles não acreditarem no evento, quem mais irá acreditar? Pense na função que cada um irá desempenhar no evento. Além disso, é importante ter pessoas de perfis diferentes, com especialidades diferentes também. Uma pessoa que entenda de marketing, por exemplo, é ideal para gerenciar a divulgação do seu evento. Veja quem será o responsável pelas finanças, por escolher os palestrantes e por elaborar a grade de programação.

Veja o que realmente precisa

Estabeleça quais são os gastos essenciais e quais são os gastos variáveis. Gastos essenciais são aqueles que precisam existir, caso contrário, o evento não acontece. Exemplos: água, energia, aluguel do espaço, sistema de som, equipe. E, se não for de prioridade, é preciso reduzir custos.

Mas, se sobrar dinheiro, pode valer muito a pena investir em outras coisas, como por exemplo, camisas, brindes, crachás, coffee breaks. Lembre-se que, o mais importante é saber exatamente onde será gasto cada valor. Desta forma se inicia a organização de um evento.

Defina um orçamento

O evento precisa ser viabilizado de alguma forma. Para isso, elaborar um orçamento é essencial. Primeiro, ao decidir organizar um evento, é preciso estabelecer se as entradas serão gratuitas ou pagas. Se o evento for pago, o dinheiro da venda dos ingressos poderá arcar com parte ou com todo o custo do evento. Se forem gratuitas, de que outra maneira a organização irá ganhar dinheiro para fazer com que o evento aconteça? É inevitável: por mais simples que seja, todo evento tem um custo. E esse dinheiro precisa vir de algum lugar. Patrocinadores e apoios são uma excelente estratégia para arrecadar verba e materiais para o evento. Depois de definidos os patrocinadores e feita a lista do que você vai precisar no evento, estabeleça um orçamento de acordo com o montante disponibilizado por eles.

Escolha fornecedores confiáveis

Faça cotações com fornecedores confiáveis! Descubra aquele que tem o melhor custo x benefício e que vai oferecer tranquilidade à organização. Procure referências sobre o trabalho daquela empresa/pessoa. Lembre-se de procurar também os possíveis fornecedores com antecedência, já que alguns produtos ou serviços podem demorar a ser entregues. E, sempre peça um prazo estimado de entrega e veja se ele atende a sua necessidade. Além disso, procure por descontos, principalmente, se algum item precisar ser comprado em grande quantidade. É fundamental ficar atento às promoções do mercado. Não desperdice oportunidades de pagar mais barato!

Estabeleça uma estratégia de divulgação

Seu evento precisa se tornar conhecido no meio. Para isso, definir uma estratégia de divulgação é muito importante. Afinal, qual seria o intuito do evento se os possíveis participantes não tivessem conhecimento dele? Existem diversas formas de se divulgar um evento acadêmico ou científico. Sejam elas, redes sociais, e-mail, marketing, distribuição de material de impresso, entre outros. Mas, o que você precisa colocar em mente, é que sua divulgação precisa ser direcionada a um público específico. Ou seja, os canais e formatos utilizados para divulgar seu evento precisa fazer sentido para seu tipo de público!

Teste os equipamentos

É crucial para o sucesso do evento, testar todo o equipamento. Você não quer que o projeto falhe na hora de uma apresentação ou que um palestrante tenha que gritar para ser ouvido já que o microfone também falhou. Não é verdade?

Na dúvida, teste tudo. Absolutamente tudo. Veja, por exemplo, se o sistema de encanação está ok (muita gente se esquece deste detalhe). Mas principalmente: teste a internet. Sem internet, boa parte das atividades podem ser prejudicadas. Além disso, todo participante gosta de ter acesso a redes wifi. Ficar desconectado por horas pode gerar insatisfação no público.

Escolha bem os palestrantes

Saiba escolher bem os palestrantes do seu evento! Procure referências do meio, pessoas de influência e que saibam se comunicar. Às vezes, uma pessoa é extremamente inteligente, mas não sabe passar bem um conteúdo. Ela, então, pode não ser a melhor escolha. Garanta também que os palestrantes tenham um meio de chegar ao evento. É importante trazer profissionais de outros estados, caso seja viável para o orçamento do evento e eles possam agregar valor ao seu evento. Até porque, palestrantes renomados podem aumentar a autoridade e credibilidade do seu evento!

Durante o evento: ofereça a melhor experiência aos participantes!

Após muito planejamento, chega o dia do evento. A maior preocupação de todo organizador deve ser proporcionar a melhor experiência possível aos participantes. Então, conquiste-os e, principalmente, fidelize-os! Faça com que eles tenham vontade de participar de outros eventos organizados por você ou pela sua empresa.

Referências

https://saiadolugar.com.br/organizacao-de-eventos/

https://www.eventbrite.com.br/blog/planejamento/etapas-para-organizacao-de-um-evento-ds00/

https://www.moblee.com.br/blog/processos-de-organizacao-de-eventos/