Gestão de Documentos Arquivísticos: Um Conceito Relacionado às Administrações Públicas e Privadas

Atualmente estamos passando por um constante processo de expansão informacional que está cada vez mais abundante no nosso cotidiano. Por conta da expansão tecnológica, no final da década de 80 e início da década de 90, e com a tecnologia cada vez mais avançada, a produção de documentos nas instituições públicas e privadas cresceu em grande escala e com isso a necessidade da gestão informacional para a efetiva organização, classificação e recuperação eficiente da informação.

A informação é o principal ativo das instituições, sem ela não é possível administrar. A informação registrada, ou seja, os “documentos” permitem que as atividades do cotidiano nas organizações sejam realizadas, sendo eles o principal objeto para que sejam cumpridos os fins administrativos de cada instituição.

Gestão de Documentos

Para que ocorra a gestão de documentos é fundamental a disponibilidade da informação. É preciso que os documentos arquivísticos estejam ao alcance de todos os seus usuários de forma organizada e prática. A disponibilização da informação requer organização e métodos para a prática de gerenciamento de documentos. Os documentos devem estar bem organizados para recuperação da informação.

O progresso da ciência, o surgimento de inovações tecnológicas e o grande volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gestão documental, pois é através dela que o elemento essencial do documento, a informação, pode ser recuperada de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos humanos, materiais e físicos, e interferindo positivamente na organização e administração de arquivos. (RODRIGUES, s/d. p. 38)

Portanto, a gestão de documentos, independente do seu suporte (físico, eletrônico, etc.), que nada mais é do que o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. É fundamental nas organizações para a organização, recuperação e preservação da informação. A gestão de documentos implica o ciclo de vida dos documentos, ou seja, as três idades em que os documentos passam em sua existência, são elas: fase corrente ou primeira idade, fase intermediária ou segunda idade e fase permanente ou terceira idade.

Na fase corrente os documentos caracterizam-se pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Os documentos dos arquivos correntes, ou documentos de primeira idade, são armazenados no próprio setor de origem até acabar sua vigência e são bastante consultados. O seu uso é funcional, administrativo ou jurídico (primário), ou seja, uso pelo fim para o qual o documento foi criado. Após cumprir o prazo de vigência, os documentos do arquivo corrente são transferidos para o arquivo intermediário ou podem ser eliminados. Já na fase intermediária os documentos são de uso pouco frequente, que aguarda destinação. Os documentos dos arquivos intermediários também são de uso primário assim como os do arquivo corrente, porém, com menos frequência de uso, com o prazo de vigência já vencido. Seu armazenamento é centralizado e não no setor de origem, porém recomenda-se que o arquivo não fique muito distante da administração. Após cumprir o prazo no arquivo intermediário, os documentos podem ser eliminados ou recolhidos para o arquivo permanente. Na fase permanente os documentos são preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos do arquivo permanente, ou documentos de terceira idade, possuem valor secundário, ou seja, não são mais utilizados pelo fim para o qual foram criados e sim para fim de pesquisa científica, social e cultural e possuem valor histórico, probatório (valor de prova) e informativo. O armazenamento também é centralizado assim como no arquivo intermediário, porém não precisa ser próximo a administração.

(…) em arquivo, mesmo na esfera dos correntes, o documento raramente vale como peça solta. É sempre parte do todo a ele relacionado – seja a sua série, grupo ou seção – que deve ser tomada. A conceituação é válida para os arquivos administrativos, sejam os do campo privado ou público, e é aplicável às suas três idades. (CALDERON; CORNELSEN; PAVEZI; LOPES, 2004. p. 100)

As principais características que distinguem os documentos arquivísticos dos não arquivístico são: organicidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade.

  • Organicidade: é uma característica do documento arquivístico, que expressa as relações que este mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Os documentos arquivísticos não são coletados 22 artificialmente, mas estão ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificação, o qual os contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivísticos apresentam um conjunto de relações que devem ser mantidas.
  • Autenticidade: é o documento que possui a qualidade de ser o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade do documento está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de custódia e preservação. São autênticos quando criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.
  • Naturalidade: Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dotam de um elemento de coerção espontânea, embora estruturada. São os documentos que não são acumulados de forma artificial, mas de modo natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos.
  • Inter-relacionamento: Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados; eles estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e à sua autenticidade; registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações.
  • Unicidade: os documentos são únicos, ou seja, cada registro assume lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertencem.

Plano de Classificação de Documentos

Os conceitos de gestão de documentos e de ciclo vital subsidiaram e possibilitaram a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos. Esses instrumentos são fundamentais para implementar a gestão de documentos, pois permitem uma produção controlada, formas de recuperação da informação arquivística e o estabelecimento de prazos de retenção, que racionalizam a massa documental acumulada.

Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. (RONCAGLIO, SZVARÇA, BOJANOSKI, 2004. p. 5)

Para que seja feita a gestão dos documentos arquivísticos nas organizações, deve-se classificá-los quanto as suas funções elaborando um plano de classificação de documentos. O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades detectada estruturas específicas, como departamentos, divisões, etc.

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. A efetiva implementação de tais instrumentos objetiva a simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos e das informações, ou seja, permitirá uma considerável redução da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua guarda, com consequente otimização do espaço físico e racionalização de custos, e, sobretudo garantirá a preservação dos documentos de guarda permanente, de relevante valor informativo e probatório.

A gestão abrange todas as operações referentes à produção (definição de suportes, estrutura do documento, incluindo código de classificação de assunto), à tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). É necessário realizar a captura de forma a garantir a estabilidade do conteúdo, da forma e do contexto para assegurar a autenticidade dos documentos; organizar os documentos com base no plano de classificação: aplicação do código de classificação para assegurar a organicidade dos documentos; capturar e registrar os metadados associados aos documentos, para apoiar o controle do ciclo de vida, autenticidade, acesso e preservação; pesquisa e localização para a identificação de documentos arquivísticos por meio de parâmetros definidos pelo usuário com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos, bem como seus respectivos metadados; apresentar as formas de saídas requeridas pelos documentos e pelas atividades desenvolvidas pela organização; apresentar os documentos com a forma e o conteúdo que tinham quando foram produzidos; armazenar e gerenciar de forma segura com ênfase na manutenção da autenticidade dos documentos; controlar o acesso a fim de impedir alteração, ocultação, acréscimo e supressão dos documentos que ameacem a autenticidade; estringir o acesso para cumprir com as determinações impostas pelo grau de sigilo e o resguardo da privacidade; realizar sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a partir da tabela de temporalidade e destinação; assegurar que a eliminação seja feita de forma autorizada, controlada e segura, sendo proibidas as eliminações automáticas; exportar os documentos para transferência ou recolhimento e; apoiar a preservação dos documentos arquivísticos durante todo o período previsto para sua guarda.

Neste sentido, todas as operações e procedimentos das fases corrente, intermediária e permanente têm por objetivo permitir o acesso e o uso de todos os documentos constituídos em um fundo.

Referências

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.

CALDERON, Wilmara Rodrigues. CORNELSEN, J. M., PAVEZI, Neiva., LOPES, M. A. O processo de Gestão Documental e da Informação Arquivística no Ambiente Universitário. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 3, p.97-104, set./dez. 2004.

RODRIGUES, George Melo. ARQUIVOLOGIA. Cap II. Gestão de Documentos. 264 p. s/d

RONCAGLIO, Cynthia. SZVARÇA, Décio Roberto. BOJANOSKY, Silvana de Fátima. Arquivos, Gestão de Documentos e Informação. Florianópolis, n. esp., 2º sem. 2004.

Luisa Rocha Ribeiro

Juiz de Fora - MG

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