O bom cerimonial

O Cerimonial, também chamado de protocolo, é um ramo de atividade onde se congrega todos os procedimentos sócio-cultural, protocolar público-privado das regras para a realização de atos e solenidades. Todas as atividades correlatas a eventos de Inaugurações e atos envolvendo atividades de classe, entidades políticas, estudantil, onde se exige a normatização, programação, rotina é um trabalho do Cerimonial.Em todo o segmento da sociedade existem atividades ligado ao cerimonial. Dentro da própria casa, no convívio social, político-religioso sempre existem regras para a conduta de pessoas.

Existem vários ramos do cerimonial. O religioso é a condução dos rituais dentro de uma cerimônia. Nas ordens secretas existe o Mestre de Cerimônias que conduz por todo o Ocidente os movimentos do homem em relação ao Universo. Nas tribos existe procedimentos milenares de condução de certos rituais, onde o cerimonial deve ser seguido da mesma forma que o primeiro surgido e criado pelos ancestrais. Em toda a cultura oriental e ocidental existem cerimonial. Os orientais como maior rigor e certa preservação do conteúdo essencial de cada cerimônia.

De uma certa forma o cerimonial é um instrumento de igualar cultura, tratos e procedimentos. Toda autoridade político-religiosa em qualquer viagem pelo mundo, sabe exatamente como será recebido e como será realizada determinada cerimônia, por estarem sendo mantidas essas regras básicas de conduta. A Sua Alteza Real só é conduzido ao trono de Rei, após uma cerimônia, onde são seguidos todos os procedimentos para esse fim. Da mesma forma, o Sua Santidade o Papa, quando eleito pelo Conselho do Vaticano, também passa por uma cerimônia onde o consagra como líder de uma religião e um Estado. Assim, todos os Chefes de Estado só tomam posse após uma cerimônia.

Legislação

O cerimonial é regido por uma legislação que deve ser utilizada em eventos oficiais.

Decreto Nº 70.274, de 9 de março de 1972 – Aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência.

Lei Nº 5.700, de 1º de setembro de 1971 – Dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais, e dá outras providências

O Cerimonialista

Um cerimonial é um conjunto de normas que inclui procedimentos como disciplina, ordem, elegância, respeito, bom gosto e simplicidade ou em algum ato solene. A palavra cerimônia vem do latim caerimoniale e refere-se às cerimônias religiosas.

Cerimonialista é um profissional indispensável em qualquer evento, seja aniversários, casamentos, formaturas e etc, pois neste dias podem acontecer imprevistos e esse profissional os resolve, dando aos convidados do determinado evento, tranquilidade para usufruir ao máximo ao que eles têm direito.

 

O trabalho de um cerimonialista pode começar até um ano antes, indicando e auxiliando na escolha de fornecedores a serem contratados e ajudando na organização de festas e eventos, ou seja, prestando assessoria ou consultoria. Qualquer pessoa que queira também tem a opção de contratar os serviços do profissional somente para o dia do evento. O cerimonialista será responsável pelo andamento e detalhes da festa.

Cerimonialista é o condutor do evento. A ele compete conduzir, com segurança, o evento do início ao fim; elaborar relação com lista de convidados presentes, conferir o som; orientar os garçons e as recepcionistas quanto à composição das mesas de convidados e conduzir a cerimônia. É necessário que o cerimonialista tenha dicção perfeita, voz firme, boa postura, discrição e sobriedade e, ainda, traje apropriado (roupas discretas) e saiba improvisar.

Tipos de eventos

Evento é um acontecimento que foge à rotina. É programado para reunir um grupo de pessoas para um objetivo específico. O evento, do mais simples ao mais complexo, exige um planejamento que determina regras, forma de montagem, definição de atuação dos envolvidos, implantação, divulgação, operacionalização e finalização.

 

Classificação de Eventos

ASSINATURA DE ATOS

Cerimônia simples onde se procederá assinatura de atos como: portarias, convênios, acordos, tratados, carta de intenções, etc.

AUDIÊNCIA PÚBLICA

Reunião onde será discutido um ou mais temas de relevância ou polêmicos de interesse público. Na mesa estarão os responsáveis pela audiência pública, e um moderador, que após as falas abre as perguntas ao público que deverão fazê-las verbalmente. Haverá controle de tempo para perguntas e respostas e neste caso não há réplicas.

CONGRESSO E CONFERÊNCIA

São sempre eventos de grande porte e de organização complexa, que reúne elevado número de participantes com objetivo de assistir a apresentações feitas por especialistas a respeito de um ou mais temas. Suas programações são variadas e podendo ocorrer diversos eventos menores dentro deles.

DEBATE

Discussão pública entre dois ou mais oradores que devem apresentar e defender seus pontos de vista. No debate sempre há um mediador com atribuição de coordenar as falas. Normalmente, em debates, o público é apenas ouvinte. É um método bastante eficaz para expor temas que apresentam posições conflitantes. Os participantes da mesa devem ser pessoas seguras do assunto que irão abordar.

 

DESCERRAMENTO DE PLACA

Ato de descerramento de placa de uma inauguração, homenagem ou comemoração.

EXPOSIÇÃO

Evento que visa apenas a divulgação de produtos.

ENCONTRO

Seu objetivo é expor trabalhos, estudos e experiências relevantes para áreas específicas. Tem as mesmas características do congresso com formato menor.

FÓRUM

Reunião de discussão caracterizada pelo livre debate de idéias, com participação do público.

INAUGURAÇÃO

Solenidade de curta duração com poucos discursos e que devem pautar-se pela objetividade, mostrando a importância do que está sendo inaugurado. Na inauguração fazem-se agradecimentos aos que colaboraram, e normalmente, durante ou ao término é servido aos convidados um coquetel ou jantar.

JORNADA

Reunião de profissionais de determinada área de conhecimento que visa o tratamento prático de um tema. Normalmente utilizam-se técnicas de demonstração ou apresentação de casos.

LANÇAMENTOS E OBLITERAÇÃO DE SELO

Lançamento consiste em lançar um produto, serviço, ou publicação.

Obliteração de Selo, normalmente, é um item de uma programação comemorativa.

MESA-REDONDA

Reunião de especialistas ou técnicos que discutem ou deliberam, em pé de igualdade, sobre determinado assunto. É coordenada por um moderador que disciplina a reunião e admite a participação do público, mediante perguntas.

OFICINA

É semelhante ao workshop, sendo que a oficina é mais utilizada para prática de técnicas.

 

PAINEL

Reunião na qual a mesa é composta por personalidades ou especialistas que apresentam diferentes pontos de vista a respeito de um tema que será debatido em plenário.

PALESTRA

Conferência proferida por especialista para um público específico.

REUNIÃO

Termo utilizado para definir pequenos ou grandes agrupamentos com fins específicos. Reuniões podem acontecer também durante congressos, convenções e outros eventos do mesmo porte, bem como separadamente com duração de no máximo de um dia.

SEMINÁRIO

Congresso científico ou cultural cujo objetivo é a atualização e o debate de conhecimentos técnicos. Grupo de estudos em que os participantes reunidos debatem cada matéria em questão. Nos seminários, cada pessoa pesquisa e relata o tema que lhe foi atribuído.

SESSÃO SOLENE

Sessão de instalação de um evento decorrente de comemorações como aniversários institucionais, homenagens e investidura em cargo.

SIMPÓSIO

Reunião de técnicos e especialistas destinados a apresentar comunicações sobre temas de grande interesse de um público selecionado, bem como objetiva realizar intercâmbio de idéias e informações. Não tem como foco o debate. Tem a figura do moderador e o público participa ao final.

WORKSHOP

Oficina de treinamento especializado cujo objetivo principal é praticar uma técnica. Nesse evento, o treinando aprende a executar uma tarefa ou seguimento. O responsável pelo workshop deve ser alguém com prática, capaz de resolver problemas com rapidez e repassar aos participantes sua experiência. O local para a realização do workshop precisa ser adequado aos trabalhos que serão realizados.

Importância do cerimonial

O Congresso de Viena, em 1815, estabeleceu a precedência dos agentes diplomáticos, em cada categoria, por ordem do momento de apresentação das credenciais.  Com isso a  problemática  da  precedência  entre  os  agentes  diplomáticos  ficou  estabelecida, acabando com os conflitos nos eventos.

 

 

A norma evoluiu. Hoje em dia, quando há presença de diversos políticos, autoridades ou convidados  especiais,  a  precedência  é estabelecida  de acordo com a hierarquia entre cada um.

Leva-se algum tempo para a organização de um cerimonial, às vezes dias e meses. Mas, com certeza, a possibilidade de êxito e harmonia entre os convidados é muito maior. Um bom cerimonialista sabe exatamente a equipe que irá contratar conforme o perfil de cada evento. O planejamento é feito sob o ponto de vista da relevância de cada convidado e ao cliente final, não só quanto à função que irá desempenhar no evento,  mas também com relação ao seu status fora do mesmo. Nada fica solto nesta organização. O conjunto, sob o ponto de vista de cada situação, é de suma importância. A orientação  a  ser  dada  à  equipe  do  cerimonial  contratada  para  organizar este momento é de grande importância em um evento. 

Todos os profissionais, tanto os mestres  de  cerimônias, como  os  cerimonialistas,  recepcionistas  e  o chefe  do cerimonial ou coordenador do evento, precisam estar bem entrosados.

Ao Cerimonialista cabe, junto com o cliente:

– Planejar o evento;

– Elaborar a programação;

– Confeccionar o roteiro quando necessário;

– Esquematizar o protocolo e implementar a ordem de precedência e tratamentos, de acordo com a legislação específica;

– Coordenar as equipes contratadas e todas as tarefas operacionais;

– Planejar e supervisionar as atividades realizadas por fornecedores contratados, dando inclusive suporte na contratação;

– Fazer a vistoria do espaço seja em hotel, casa de festas ou centro de eventos;

– Dar total atenção e suporte ao pré evento, durante o evento e pós evento junto ao realizador do mesmo.

Alguns cerimonialistas também atuam como mestre de cerimonias e vice-versa, porém cabe ao contratante observar a necessidade do evento, pois o cerimonialista na maioria das vezes atua como o organizador do evento!

O objetivo do Cerimonial é planejar, organizar, filtrar reais necessidades, dar dicas importantes para inovação das ideias, coordenar e executar, cumprir com o cronograma das atividades, negociar valores, contratar bons fornecedores que com sua experiência já os conhecerá, seguir todo o protocolo do evento nos bastidores para que tudo seja entregue e saia como planejado e contratado pelo cliente final, que passa a ser um coordenador apenas das atividades realizadas, por já conhecer bem seu público interno. O Cliente neste momento dará atenção devida a diretoria e a assuntos internos, patrocinadores e captação do público alvo.

A experiência de mercado nos permite indicar fornecedores de qualidade e confiança, além de uma margem de negociação de valores com fornecedores parceiros. Após a escolha dos fornecedores, realizamos uma análise contratual rigorosa, garantindo que as cláusulas são justas e idôneas, e uma pesquisa quanto a regularidade dos fornecedores na receita federal e no tribunal de justiças, quando ainda não conhecemos o trabalho dos mesmos.

 

Referências

https://www.luanebittes.com.br/post/a-import%C3%A2ncia-de-um-bom-cerimonial-nos-eventos

http://www.mpgo.mp.br/portal/news/tipo-de-eventos#.XkbHCjJKiM8

https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/nutricao/o-que-e-e-o-que-faz-um-cerimonialista/71908

https://pt.wikipedia.org/wiki/Cerimonial